Lettre de procuration : notre modèle à télécharger

Grâce au vote par procuration en Belgique, la loi permet à tous les citoyens de s'acquitter de leur devoir civique. Il faut toutefois noter que la procuration administrative peut être utilisée dans diverses autres circonstances comme l'achat d'un bien immobilier ou la gestion d'un compte bancaire. Vous trouverez dans cet article un récapitulatif des points importants à connaître sur la procuration.

Notre modèle de procuration à télécharger

Vous pouvez trouver ci-dessous notre modèle de lettre de procuration simple à télécharger et à remplir, afin de donner procuration facilement pour un acte administratif.

Comment faire une lettre de procuration ?

En Belgique, la procuration désigne l'acte juridique vous permettant d'autoriser une personne de confiance à voter ou à mener certaines démarches en votre nom. Il s'agit donc du pouvoir accordé à une personne pour agir à votre place. La personne qui donne la procuration est appelée le constituant ou le mandant alors que celle qui reçoit l'autorisation d'agir est appelée mandataire.

Une procuration notaire peut être utile dans diverses situations, dont voici quelques exemples :

• Lorsque vous partez hors de votre pays ou de votre commune, la procuration de vote vous permet de confier votre choix à un tiers de confiance.
• Si vous n'avez pas assez de temps pour vous occuper de vos affaires ou lorsque celles-ci sont complexes, vous pouvez déléguer certaines tâches à un professionnel (comptable, avocat ou notaire), un ami ou un membre de votre famille.
• Lorsqu'en raison d'un problème de santé, vous ne pouvez pas vous déplacer, la procuration notaire vous permet de donner pouvoir à une autre personne pour agir en votre nom.

Votre procuration peut prévoir un certain nombre d'actes dont vous aimeriez déléguer la responsabilité à votre mandataire. La procuration ne doit pas être confondue avec le mandat de protection extrajudiciaire qui est souvent demandé en prévision de l'inaptitude.

Même si une date d'expiration est prévue dans la procuration, il faut noter que vous pouvez mettre fin à celle-ci à n'importe quel moment. Il existe également certaines situations qui rendent invalide de façon automatique une procuration. Notamment si le mandant ou le mandataire décède, si le mandataire est déclaré inapte, ou enfin si le mandant est déclaré inapte - dans ce derniers cas, le tribunal désigne une autre personne pour s'occuper de son administration, et le mandataire doit rendre compte de la situation à celle-ci.

Lorsque vous ou un élément indépendant de votre volonté mettez fin à une procuration, plusieurs démarches peuvent être entreprises pour assurer votre sécurité administrative.

• Mentionnez sur votre procuration qu'elle n'est plus valide. Lorsque le mandat est notarié, vous devez écrire sur votre copie qu'il n'est plus en vigueur. Il faudrait ensuite aviser le notaire pour qu'il le mentionne aussi sur l'original et sur toutes les copies.
• Notifiez à toutes les personnes et les institutions financières avec lesquelles votre mandataire aurait reçu l'autorisation d'agir que votre procuration n'est plus valide.
• Réclamez toutes les copies de la procuration et même l'original si elle n'est pas notariée.
• En cas d'abus dans l'usage d'une procuration bancaire, vous pouvez essayer d'entrer en contact avec toutes les entreprises, les personnes ou les institutions concernées pour un règlement. Il est en effet possible d'annuler les transactions dans certains cas.

Comment voter par procuration en Belgique ?

La loi autorise le vote par procuration en Belgique. Vous pouvez donc voter par le biais d'un autre électeur en remettant à celui-ci une lettre de procuration. Il faut toutefois préciser qu'un électeur n'a droit qu'à une seule procuration par élection.

Dans la plupart des cas, la procuration peut être donnée jusqu'au jour de l'élection. Seul un voyage à l'étranger nécessite de réaliser la procuration au plus tard la veille du jour du scrutin. Le formulaire de vote par procuration est simple à compléter, et il faut y joindre une attestation particulière en fonction de la raison pour laquelle vous ne pouvez pas venir voter.

Afin de voter par procuration aux élections, communales ou autres :

• Toute personne ne pouvant pas se rendre au poste de vote en raison d'une infirmité ou d'une maladie doit le prouver à l'aide d'un certificat médical ;
• Toute personne ne pouvant pas se présenter au bureau de vote car elle est retenue pour des raisons professionnelles ou de service, et ce que ce soit en Belgique ou à l'étranger, doit pouvoir fournir un certificat de son employeur ;
• Toute personne étant dans l'incapacité de voter en raison de l'exercice d'une profession de batelier, de marchand ambulant ou de forain, peut demander une procuration. Il doit fournir une preuve délivrée par le bourgmestre de la ville où ce dernier s'est fait enregistrer au registre de la population ;
• Tout électeur n'étant pas en mesure de se présenter au poste de vote en raison de ses convictions religieuses doit joindre au formulaire une attestation signée par les autorités religieuses compétentes ;
• L'électeur qui est privé de liberté par une mesure judiciaire le jour du scrutin et ne peut donc se présenter au poste de vote doit pouvoir le prouver par un certificat signé de la direction de l'établissement où il est gardé ;
• Tout électeur se trouvant à l'étranger, en vacances ou pour tout motif non-professionnel, doit justifier d'un certificat produit par le bourgmestre de sa commune ou par son adjoint. Pour que le bourgmestre puisse produire cette attestation, l'électeur doit lui fournir tout document prouvant son absence ou à défaut, une déclaration sur l'honneur. La demande doit être transmise au bourgmestre au plus tard le samedi avant le jour de vote ;
• Tout étudiant ne pouvant pas se présenter au poste de vote en raison de ses études devra le justifier à l'aide d'un document signé par l'établissement fréquenté.

Afin de pouvoir exercer la procuration dans un poste de vote le jour du scrutin, le mandataire doit présenter, en plus de sa propre convocation et carte d'identité, le formulaire de procuration correctement rempli ainsi que l'attestation qui y est jointe.

Qu’est-ce que la procuration postale de Bpost ?

Bpost est l'entreprise qui gère, entre autres, les services postaux en Belgique - cela inclut donc la gestion de tout le courrier et des colis du pays. Parmi ce courrier, on trouve des lettres et colis recommandés, c'est à dire qu'ils doivent être récupérés en main propre par leur destinataire, à un point de service Bpost.

Cependant, lorsqu'un colis recommandé est adressé à une entreprise, comme une livraison de matériel par exemple, seuls le gérant et le représentant légal de l'entreprise peuvent réceptionner le colis. La procuration postale de Bpost est un service vous permettant en une seule fois de nommer tout ou partie de vos employés comme mandataires, qui auront donc le droit de réceptionner tout colis recommandé au nom de l'entreprise.

Pour 49,95 €, vous pouvez commander une carte plastifiée auprès de Bpost, donnant le droit à tout employé qui la détient de récupérer un courrier ou colis recommandé pour votre entreprise. Cette carte peut au choix être utilisable par tous vos employés ou être nominative, et doit être renouvelée tous les trois ans. Grâce à la procuration postale de Bpost, vous pouvez évitez la lourdeur administrative d'une lettre de procuration pour chaque colis que reçoit votre entreprise.

La BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) propose également un service similaire via l'application "My Enterprise", permettant d'identifier les membres de votre société. La procuration de la BCE est obligatoirement nominative et non-transmissible, mais a l'avantage d'être gratuite.

Comment réaliser une procuration bancaire ?

Vous avez la possibilité de faire fonctionner votre compte bancaire par procuration. La procédure varie souvent d'une banque à une autre, mais de façon générale, vous devez vous rendre dans votre établissement bancaire afin de remplir un formulaire de demande adapté. Selon les dispositions, ce formulaire doit être rempli et signé par vous même mais il est également possible que la banque exige un exemplaire de la signature de votre représentant et ses pièces justificatives de domicile et d'identité. Le type de lien (d'affaires, parenté ou autres) qui existe entre vous et le mandataire peut être aussi réclamé.

Vous devez de plus préciser si la procuration bancaire est générale ou limitée. Une procuration est dite générale lorsqu'elle peut être utilisée pour toute opération, et que sa durée est indéterminée. Au contraire, la procuration limitée ne peut être utilisée que pour certaines opérations, certaines sommes et sur une durée définie, clairement encadrées par le texte de la procuration en elle-même.

Certaines banques vous offrent la possibilité de faire votre demande de procuration bancaire en ligne. Vous devrez pour cela écrire une lettre de procuration recommandée avec accusé de réception. Cette lettre, comme toute procuration, doit contenir :

• nom, prénom et adresse fiscale du mandataire ;
• modalités de la procuration (durée, type d'opération, montants et plafonds) ;
• signature du mandant et mandataire.

Rendez-vous en haut de cette page pour trouver un modèle de lettre de procuration à télécharger.

Comment réaliser une procuration générale ?

La procuration générale est une forme particulière de procuration ayant une portée plus large. Celle-ci donne au mandataire un pouvoir plus important lui permettant d'effectuer, au nom du mandant, un plus grand nombre d'opérations. Vous pouvez cependant restreindre la procuration en indiquant dans le texte de celle-ci quelles démarches sont exclues.

Étant bien plus étendue et importante qu'une procuration administrative simple, une lettre de procuration générale doit également être plus complète. Celle-ci doit mentionner :

• L'identité du mandant et du mandataire : nom, prénom, adresse et date de naissance.
• Les exclusions : par défaut, une procuration générale donne le droit au mandataire d'effectuer n'importe quelle opération administrative au nom du mandant. Pensez bien, si vous le souhaitez, à ajouter des restrictions.
• Droits et obligations : Mentionnez les clauses particulières sur lesquelles vous et votre mandataire vous êtes accordés. Il peut par exemple être question d'une rémunération ou d'un remboursement de certains frais que le mandataire pourrait avoir à avancer.
• Sous-procuration (facultatif) : vous devez préciser si le mandataire va exécuter personnellement son mandat ou si ce dernier est autorisé à en confier certaines parties à un tiers.
• Extinction de la procuration : Précisez n'importe quel élément qui mènerait à l'extinction de la procuration. Date ou durée précise, exécution d'une certaine tâche ou opération par le mandataire, ou autre.
• Droit applicable : préciser la procédure de règlement de tout litige lié à l'exécution de cette procuration générale.
• Lieu, date et signature.

Pour réaliser cette procuration, inspirez-vous de l'exemple à télécharger disponible en haut de cette page.

Comment réaliser une procuration authentique chez un notaire ?

Une procuration est dite authentique lorsqu'elle est signée en présence d'un agent assermenté de l'État (un huissier de justice, un notaire ou un officier de l'État civil). La procuration authentique a plus de force devant la justice qu'une procuration donnée de façon orale ou une procuration signée sous seing privé. Elle est également obligatoire pour certains actes juridiques :

• Reconnaissance d'un enfant naturel ;
• Acception d'une donation ;
• Signature d'un contrat de mariage ;
• Achat d'un bien hypothéqué ;
• Achat d'un logement mis en vente en état de futur achèvement (VEFA).

Il faut noter que la loi autorise désormais les notaires à établir une procuration digitale même en absence d'une ou de toutes les parties.

La procuration authentique présente de nombreux avantages. Elle permet au mandant de bénéficier de conseils utiles de la part du professionnel du droit ou du notaire. La contestation a posteriori du contenu d'une procuration authentique est très difficile étant donné la valeur juridique de celle-ci. C'est pourquoi rédiger une procuration exhaustive et exacte est si important. Par ailleurs, le notaire conserve l'original de la procuration authentique, ce qui vous préserve de sa perte ou de sa falsification.

Est-ce possible de réaliser une procuration sous seing privé ?

La loi donne au citoyen la possibilité de réaliser une procuration sous seing privé. Tant que l'opération à réaliser ne nécessite pas une procuration authentique, la procuration sous seing privé peut être utilisée. Celle-ci présente des avantages : elle vous permet par exemple de débloquer certaines situations où vous vous retrouvez dans l'impossibilité de vous rendre chez un notaire, pour quelque raison que ce soit. Les personnes bloquées à l'étranger peuvent également se servir de la procuration sous seing privé pour nommer une personne de confiance pour signer certains actes en leur absence.

Il faut toutefois préciser que le pouvoir de cette forme de procuration est limité. Elle ne peut pas, entre autres, être utilisée dans les cas suivants :

• signature d'un contrat de mariage ou changement de régime patrimonial ;
• reconnaissance d'un enfant ;
• location et accession ;
• donation et partage ;
• fiducie ;
• acceptation de donation

Donner procuration pour ces actes administratifs importants nécessite une procuration authentique signée avec l'aide d'un notaire.

Comment réaliser une procuration pour un achat immobilier ?

Lorsque vous n'êtes pas en mesure de vous déplacer dans le cadre de l'achat d'un bien immobilier, vous avez la possibilité de donner pouvoir à une personne de confiance pour vous représenter. La procuration pour acheter un bien immobilier peut généralement être réalisée sous seing privée, mais deux cas nécessitent l'utilisation d'une procuration authentique :

• Si la procuration concerne un bien immobilier à construire ou à rénover ;
• Si l'achat du bien immobilier est sujet à une hypothèque servant de garantie pour un emprunt souscrit par l'acquéreur.

Tout comme la procuration pour l'achat d'une voiture ou n'importe quel acte important, celle pour achat immobilier doit être complète et précise. Il convient que l'intégralité des conditions du compromis de vente figure sur la procuration. En cas de confiance absolue, le mandant peut autoriser le mandataire à effectuer tous les formalités et actes entrant dans le cadre de l'achat du bien immobilier.

Pour que la procuration soit valide, il est nécessaire que le mandant et le mandataire aient la capacité juridique (être majeur ou mineur émancipé). Pour s'assurer de cette validité, il est souhaitable que le mandant dispose d'une signature certifiée.

Comme toute procuration, la lettre de procuration immobilière doit mentionner les identités complètes du mandant et du mandataire et la démarche et précise est encadrée pour laquelle la procuration est valable. Dans le cadre d'un achat immobilier, pensez également à ajouter les clauses du compromis de vente, telles que le montant de la transaction et le moyen de paiement spécifié. Pour rédiger cette procuration, vous pouvez télécharger et adapter le modèle disponible en haut de cette page.