Modèle de bon de commande à télécharger

En tant qu'entreprise, il est nécessaire de disposer d'un bon de commande conforme à la norme. Ce document vous permet de confirmer une vente avec votre clientèle et occupe donc une place importante dans l'organisation commerciale de votre société. Il s'avère donc indispensable d'accorder une attention particulière aux mentions qui figureront sur votre bon de commande en Belgique. Comment celui-ci doit être présenté ? Que doit-il contenir ?Quelle différence avec une facture ? Pour vous aider à créer ce document de manière conforme, HelloSafe vous propose plusieurs modèles a télécharger et à remplir ainsi que la réponse à toutes vos questions sur les bons de commande.

Téléchargez notre exemple de bon de commande vierge au format Word

Téléchargez ici un bon de commande vierge au format Word que vous pourrez personnaliser et envoyer à un client, afin de confirmer une transaction. Vous pouvez l'envoyer par mail ou l'imprimer si vous préférez l'envoi par la poste.

Téléchargez notre exemple de bon de commande vierge au format Excel

Si vous le préférez, vous pouvez également télécharger ce bon de commande au format Excel. Un bon de commande créé sous Excel a l'avantage d'effectuer certains calculs automatiquement. Celui-ci, par exemple, calcule le prix HT à partir de la quantité d'articles et du prix unitaire, le montant TTC à partir du montant HT et du taux de TVA, ainsi que les totaux.

Quelle est la définition d’un bon de commande ?

Un bon de commande est un document établi au moment d'une vente entre un vendeur, ou fournisseur, et un acquéreur, ou client. Le bon de commande représente l'un des documents commerciaux les plus utilisés par les entreprises : il indique au vendeur comme à l'acheteur les éléments et modalités d'une opération de vente. Pour être en conformité avec la législation, il existe des mentions obligatoires qui doivent nécessairement figurer sur les bons de votre entreprise. Un bon de commande doit toujours contenir :

• Le nom ou la dénomination, la forme juridique, le statut, l'adresse et le téléphone de l'entreprise qui vend le bien ;
• La date de création et le numéro d'ordre du bon de commande ;
• Le nom et l'adresse de l'acheteur ;
• Une description des conditions de vente du produit ou service (vous pouvez les mentionner directement au dos du document afin de les rendre opposables à l'acquéreur) ;
• Les caractéristiques relatives au bien à savoir la nature, la qualité et la quantité du produit ;
• Le prix unitaire hors taxes et le prix total ;
• La date de livraison ou le délai de la fourniture du service ;
• La signature de l'organisme prestataire.

Certaines mentions supplémentaires peuvent être exigées pour certains bons de commande :

• Les services après-vente, les conditions de renouvellement du contrat, les mentions relatives aux frais de portabilité des numéros... (pour les commandes de communications électroniques) ;
• La faculté de renonciation et les conditions inhérentes pour l'exercer (pour les ventes hors entreprise) ;
• La durée de validité de l'offre, les informations relatives au droit ou non de rétractation (pour les ventes à distance) ;
• Les informations liées aux délais de livraison sous conditions (pour les prestations qui ne sont pas immédiates).

On peut aussi mentionner sur le bon de commande, de manière facultative :

• les modalités de garantie commerciale ;
• la possibilité de recourir à un médiateur de la consommation pour le règlement d'éventuels litiges.

Il est vivement conseillé d'intégrer directement les CGV (Conditions Générales de Ventes) sur les bons. Vous devez aussi les faire signer par votre clientèle après que celle-ci en ait pris connaissance. Afin de rédiger un bon de commande conforme à la législation belge, vous pouvez vous inspirer d'un template comme ceux disponibles en haut de cette page.

Le 1er novembre 2019, un arrêté royal relatif au contrat de vente de véhicules automobiles est entré en vigueur, et dispose de nouvelles règles spécifiques à la vente de voitures, aussi bien neuves que d'occasion. Celui-ci définit les mentions minimales qui doivent figurer sur le bon de commande et dans les conditions générales pour la vente de voitures. Selon cet arrêté, la livraison doit être effectuée soit dans le délai retenu, soit dans les 30 jours qui suivent la conclusion du contrat. Une annexe de l'arrêté impose une description complète de l'état actuel de la voiture d'occasion, ses pièces détachées et autres. L'absence des mentions obligatoires sur ce document commercial le rend invalide.

Téléchargez notre exemple de bon de commande en anglais

Si vous exercez votre activité à l'international, il est possible que certains de vos clients vous demandent un bon de commande traduit en anglais. Vous pouvez en télécharger un ci-dessous, au format Word.

Comment annuler un bon de commande signé ?

Lorsque l'acheteur passe une commande et se rend compte que celle-ci est mal effectuée, il est possible qu'il demande une annulation du bon de commande. Pour y arriver, ce dernier doit suivre certaines recommandations.

Si le bon de commande a été signé et qu'un acompte a été versé, il convient d'informer le vendeur le plus tôt possible. En effet, la commande avec acompte engage aussi bien l'acheteur que le vendeur : Il est donc légalement impossible de soustraire à ce contrat signé sans une bonne raison. La porte de sortie la plus simple consiste à prendre contact avec le prestataire ou le vendeur pour le tenir informé de l'erreur. Il faudra ensuite prouver que vous avez une raison d'annuler la commande.

Avec un bon motif, l'acheteur peut espérer parvenir à passer outre son engagement. Il peut s'agir par exemple d'une faille dans le contrat que représente le bon. Si au départ, il était convenu que la qualité du service ou produit constituait un gage du maintien de l'engagement, l'acheteur peut l'évoquer comme motif. Il doit être en mesure de prouver que le service ou le produit n'a pas comblé ses attentes. L'acheteur peut également annuler un bon de commande signé avec acompte lorsque le délai de rétractation du bon de commande est toujours valide. Mais cela suppose que ce dernier ait contracté un crédit pour s'offrir le service ou le produit ; il peut alors profiter du délai légal fixé. La seconde partie a l'obligation d'accepter la rétractation.

En dehors de ces deux situations, l'acheteur peut engager une négociation avec son prestataire. Sur la base d'une bonne ancienneté de collaboration avec la structure, l'acheteur peut parvenir à convaincre le vendeur de réaliser un geste commercial. Il faudrait ensuite choisir parmi les options qui seront proposées par ce dernier.

Si le bon de commande a été signé et accompagné du versement d'arrhes, l'acheteur a la possibilité de changer d'avis. En cas d'annulation de la commande par celui-ci, il récupère les arrhes qu'il a versées. Il faut noter qu'à l'expiration d'un délai de 3 mois à partir de la date du versement, les sommes versées en guise d'avance peuvent faire l'objet d'intérêts.

En ce qui concerne les bons de commande pour une voiture, la loi belge a prévu une réglementation spéciale permettant un délai de rétractation de 14 jours à compter de la livraison pour demander une annulation de la commande. Cela nécessite toutefois que l'achat soit effectué auprès d'un professionnel et que le document de commande soit signé hors des locaux du vendeur (exposition, foire ou salon). Lorsque le document de vente est signé dans les locaux du vendeur, la loi belge ne prévoit aucun délai de rétractation. De même, si le bon de commande est signé avec un vendeur particulier, l'acheteur ne peut demander une annulation que si le fournisseur a oublié de remettre certains documents légaux. Si par exemple celui-ci a omis de délivrer un Car-Pass valable, l'acheteur est en droit de demander une annulation du document de commande.

Quelle est la valeur juridique d’un bon de commande ?

Le bon de commande, lorsqu'il est produit par le vendeur mais pas encore signé par l'acheteur, représente une offre de contrat délivrée par le prestataire qui s'engage sur des produits, des prix et des détails de livraison. L'acheteur n'est pas engagé tant que ce dernier n'a pas manifesté son accord et surtout signé le document.

Une fois le bon de commande signé par le client, la valeur juridique de celui-ci est assimilée à celle d'un contrat. Acheteur et vendeur sont désormais liés et ont l'obligation de respecter leurs engagements. La signature est considérée comme l'étape primordiale pour sceller une opération de vente, car elle marque la preuve de l'accord du vendeur et de l'acheteur. Elle sécurise la vente pour le vendeur et assure de la réception du bien par l'acheteur.

Dans quelles situations réaliser un bon de commande ?

Une vente devient valable dès que les deux parties sont accordées sur le produit, sur son prix et sur les conditions de la transaction. Cependant, il est vivement conseillé de réaliser un bon de commande pour acter cette vente de manière officielle. Cela est surtout utile lorsque l'activité de votre société consiste en la vente de matières premières, de produits ou de marchandises. Ce document favorise un meilleur suivi des transactions réalisées par l'entreprise et est donc indispensable pour une bonne gestion des grandes commandes, et ce quel que soit la domaine d'activité : Un fleuriste peut par exemple rédiger un bon de commande dès qu'il doit réaliser une prestation plus importante, comme pour un mariage. De même pour le secteur de l'alimentaire ou toute autre industrie.

Dans les grandes sociétés, la gestion de ce document est généralement confiée aux départements de vente (secrétaire, assistance commerciale ou autres). La taille de votre entreprise (TPE, MPE, ETI...) peut avoir un impact sur le choix de la personne qui sera chargé d'établir ce document. À défaut de l'établir à l'interne, vous pouvez télécharger un modèle en ligne, au format Word ou Excel, comme ceux que nous proposons en haut de cette page.

Quelle est la différence ente un bon de commande, une facture et un devis ?

Le bon de commande, la facture et le devis sont trois documents émis dans le cadre d'une transaction en Belgique. Ils remplissent toutefois différentes fonctions.

• Le bon de commande permet de valider les modalités d'une transaction entre les deux parties (vendeur et acheteur). Une fois que l'acheteur pose sa signature sur ce document, les deux parties s'engagent donc à respecter leur engagement tel que décrit sur le bon.
• Le devis n'engage en rien les parties. Il permet simplement au vendeur de donner à l'acheteur des précisions sur les produits concernés, les prix pratiqués et les conditions de la vente. Un client peut par exemple obtenir des devis auprès de plusieurs entreprises pour finir par réaliser son achat auprès de celle qu'il aurait trouvé plus convaincante. Il faut noter que le devis est plus utilisé dans le cadre d'une prestation de service : il peut alors faire office de bon de commande si le client le signe avec la mention « Bon pour accord ».
• La facture, quant à elle, est délivrée uniquement à la fin du contrat, après la livraison du produit à l'acheteur. Elle sert de preuve du paiement de la commande. Le bon de commande et la facture n'ont pas donc la même valeur juridique : on peut plutôt dire que les deux sont complémentaires. En effet, après réception de la facture, le client peut la comparer au bon de commande afin de s'assurer que la livraison correspond parfaitement à ce qu'il attendait. Les données doivent être identiques : en cas de différence, le client est en droit de demander des explications au fournisseur. La facture est également le seul de ces trois documents à être obligatoire pour toute vente.

En d'autres termes, ces documents représentent trois étapes d'une vente : le devis prépare celle-ci, le bon de commande confirme la vente en elle-même, et la facture permet de résumer la transaction et de confirmer le paiement.

Est-il possible de demander un acompte sur un bon de commande ?

Bien que cela ne soit pas obligatoire en Belgique, il est possible et même habituel de demander un acompte sur un bon de commande. Cette pratique est conseillée pour diverses raisons. Pour le vendeur, l'acompte représente une garantie de la volonté de l'acheteur d'aller au bout de la vente et permet de couvrir d'éventuels frais liés à la préparation de la commande, afin d'éviter des trous de trésorerie. Pour l'acheteur, verser l'acompte permet de renforcer la confiance du vendeur afin de s'assurer qu'il respectera ses engagements et d'étaler une partie des coûts.

Le montant de l'acompte en lui-même est déterminé par le vendeur. Même s'il est recommandé de ne pas aller au-delà des 10 % du montant total de la vente, certains vendeurs réclament des acomptes de 20 % voire 30 % - notamment pour les transactions entre deux entreprises. Pour éviter tout litige, il faudra clairement l'indiquer sur le bon de commande. Le vendeur doit également déterminer le moyen et le moment de paiement de l'acompte. Il peut être versé au début des travaux ou juste à la signature du document de commande. Il peut également être versé en plusieurs tranches. Une fois l'acompte versé, le client a encore la possibilité de changer d'avis en cas de force majeure ou sous certaines conditions comme mentionné précédemment.