Enregistrement de votre bail : guide complet

Le contrat de bail, ou contrat de location, est conclu entre un propriétaire et un locataire, lors de la location d’un bien immobilier. Qu’il s’agisse d’une colocation, d’un bail de courte ou longue durée, d’un bail étudiant, rural ou commercial, l’enregistrement du contrat de bail est obligatoire pour le propriétaire en Belgique. Zoom sur les démarches à effectuer afin de ne pas manquer à cette étape de la location.

Comment enregistrer un bail selon ma ville ?

En Belgique, le bail est désormais un sujet régionalisé, et non plus fédéral. Par conséquent, chaque région est libre de fixer ses propres lois en matière de baux d'habitation.

Dans la région de Bruxelles-Capitale, ces réglementations sont définies par le Code du logement et sont en vigueur depuis le 1er janvier 2018.

Dans les régions wallonne et flamande, même si des réformes législatives sont à l'étude, le droit fédéral continue de s'appliquer pour l’instant.

Mais quelle que soit la ville dans laquelle vous habitez, Anvers, Gand, Charleroi, Liège, Bruxelles, Anderlecht ou encore Bruges, la procédure d’enregistrement de votre bail est la même.

Où faire enregistrer un bail de location ?

Un contrat de location peut être enregistré de trois manières différentes.

  1. L’enregistrement direct du bail auprès du bureau compétent
    La méthode habituelle consiste à présenter trois exemplaires originaux de formulaire d’enregistrement datés et signés au bureau de sécurité juridique (ancien bureau d'enregistrement) compétent.
  2. L’enregistrement par courrier postal
    Une autre possibilité consiste à envoyer ces trois exemplaires par courrier postal au centre de scanning du SPF Finances le plus proche.
  3. L’enregistrement par voie électronique
    La dernière option consiste à enregistrer le contrat via l'application Internet MyRent. Gérée par le Service Public Fédéral des Finances, elle vous permet d'envoyer un contrat de location et/ou un état des lieux à l’enregistrement via Internet. Le contrat de location n’est pas nécessaire à usage résidentiel : MyRent peut également être utilisé pour un contrat de location commercial ou un bail de de ferme (bail rural).

Dans le cadre de la location d'un bien immobilier, il est également nécessaire de souscrire à une assurance habitation. Nous vous conseillons de comparer les offres en ligne afin de trouver la plus adaptée au meilleur prix.

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Comment faire enregistrer son bail ?

Le contrat de bail doit comporter au moins les informations suivantes pour être enregistré :

  • le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance et l’adresse du bailleur (propriétaire)
  • le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance et l’adresse du locataire
  •  pour une personne morale: le numéro d’entreprise* et la dénomination sociale et l’adresse du siège social
    à défaut d’attribution d’un numéro d'entreprise, le siège social avec certification de l’absence d’attribution du numéro d’entreprise dans l'acte ou dans une déclaration complétive signée au pied de l'acte
  • l’adresse et le descriptif (c’est-à-dire, la désignation de tous les locaux et parties d’immeubles couvrant l’objet locatif) du bien loué, de préférence avec références cadastrales
  • la date (jour/mois/année) à laquelle la location prend cours et la durée de la location (de préférence avec les dates de début et de fin)
  • le montant du loyer (loyer et charges)
  • la date de signature (jour/mois/année)
  • les signatures du bailleur et du locataire

Bon à savoir

Vous pouvez même déposer un contrat de location au nom d'un membre de votre famille ou d'un ami. Vous n'êtes pas obligé d'être une partie au contrat de location pour l'enregistrer !  

Pourquoi faire enregistrer son bail ?

Faire enregistrer un contrat de bail donne une « date certaine » au contrat de bail. Cela signifie que personne ne peut contester la date et que le contrat enregistré est "opposable aux tiers". C'est essentiel pour le propriétaire et le locataire.

Pour la protection du locataire :

  • Si le contrat de location d'une habitation utilisée comme résidence principale est enregistré, le locataire bénéficie d'une protection juridique en cas de vente du logement qu'il loue. En effet, le locataire est protégé d’une expulsion par le nouveau propriétaire, qui est tenu de respecter les termes du contrat de bail déjà enregistré.
  • Si un contrat de bail d'un logement utilisé comme résidence principale, conclu pour une période de plus de trois ans, n'a pas été enregistré, le locataire a le droit de résilier le contrat de bail sans préavis

Pour la protection du bailleur (propriétaire) :

  • Si le propriétaire a enregistré le contrat de bail pour une résidence principale, le locataire doit donner un préavis pour résilier le bail (c'est ce qu'on appelle la protection du propriétaire).
  • L'enregistrement d'un contrat de bail pour un bâtiment qui est loué en partie comme habitation et en partie à d'autres fins (par exemple, un magasin ou un bureau) offre l'avantage supplémentaire pour le bailleur de calculer et d'imposer les revenus séparément pour chaque partie. Alors que si le contrat de bail n'est pas enregistré, le total des revenus locatifs nets est imposable pour le locataire.

Locataire ou propriétaire, pour votre protection et celle de votre logement, il est absolument nécessaire de souscrire une assurance habitation. Nous vous conseillons de comparer en ligne toutes les offres du marché afin de trouver le plus rapidement l'offre la plus adaptée à vos besoins.

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Que se passe-t-il en cas de non-enregistrement d'un contrat de location ?

Si le contrat de bail concerne…alors...
une résidence principale et qu'il est conclu pour une période de plus de trois ansle locataire pourra mettre fin au contrat sans préavis
une résidence principale qui est mise en ventele locataire ne pourra pas s'opposer à l’expulsion par le nouveau propriétaire
un immeuble loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau)le propriétaire sera imposé sur base du total des revenus locatifs nets
Conséquences d'un non-enregistrement du contrat de bail

Attention

Si vous dépassez le délai pour faire enregistrer votre bail, vous devrez payer une amende.

Peut-on faire l’enregistrement de son bail en ligne ?

Oui, il est possible d'enregistrer son bail en ligne !

En effet, vous pouvez enregistrer votre contrat via l'application Internet MyRent. Gérée par le Service Public Fédéral Finances, elle vous permet d'envoyer un contrat de location et/ou un état des lieux à l’enregistrement via Internet. Le contrat de location n’est pas nécessaire à usage résidentiel : MyRent peut également être utilisé pour un contrat de location commercial ou un bail de de ferme (bail rural).

Vous pouvez également enregistrer en ligne un contrat de bail en ligne pour un membre de votre famille ou un ami, sans être partie prenante au contrat de bail.

Comment enregistrer un bail commercial ?

Le bail commercial, tout comme le bail à loyer et le bail rural, est l'un des trois types de baux locatifs définis par la législation. Par conséquent, la procédure d’enregistrement est la même pour tous les bails.

Le contrat de bail doit être enregistré auprès du bureau de sécurité juridique (ancien bureau d'enregistrement) compétent pour la localisation du bien loué. Envoyez le formulaire d’enregistrement, accompagné d'une copie du document, dans une enveloppe suffisamment affranchie au centre de scanning du SPF Finances ou bien envoyez le par voie postale.

Sinon, vous pouvez procéder à un enregistrement en ligne via l’application MyRent qui fait partie du service public.

Quel est le délai pour enregistrer un bail ?

Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les deux mois qui suivent la signature du contrat.

Pour un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, parking, vous devez enregistrer le contrat de bail dans les quatre mois suivant sa signature. En outre, le paiement des droits doit être effectué avant la fin de cette période, sous peine de se voir infliger une amende pour retard de paiement.

Si le dernier jour du délai tombe un jour où les bureaux sont fermés, le délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant l'expiration du délai.

Par exemple, les 21 et 22 juillet 2012 étant des jours fériés et des dimanches, le contrat de location d'un appartement signé le 21 mai 2012 doit être enregistré avant le 23 juillet 2012.

Qui doit enregistrer le bail ?

Si le contrat de bail concerne…alors…ExemplesDétails
Un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seuleLe propriétaire bailleur) doit faire enregistrer le contrat de bail.
Le locataire peut (mais il n’est pas obligé) faire enregistrer le contrat de bail.
Une maison, un appartement, un kot, une résidence secondaireL’enregistrement n’est pas gratuitLe contrat doit être enregistré dans les deux mois qui suivent sa signature
Un immeuble qui n’est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seuleLe propriétaire (bailleur) ou le locataire doivent faire enregistrer le contrat de bail Une maison avec commerce ou avec bureau à usage professionnel, un immeuble de commerce, un bâtiment industriel, un terrain, un parkingL’enregistrement n’est pas gratuitLe contrat doit être enregistré dans les quatre mois qui suivent sa signature
Enregistrement de bail obligatoire ou non

Bon à savoir

Les contrats de bail qui concernent une habitation affectée à titre de résidence principale (une maison, un appartement mais pas un kot ou une résidence secondaire) doivent être faits par écrits.

Est-il obligatoire d’enregistrer un bail ?

Le contrat de bail d’un immeuble destiné exclusivement à l’habitation doit obligatoirement être enregistré par le bailleur (la personne qui donne à louer).

S’il le souhaite, le locataire peut également faire enregistrer un contrat de bail similaire. L’obligation incombe cependant au bailleur.

Le propriétaire (le bailleur) ou le locataire doivent aussi faire enregistrer le contrat de bail d’un immeuble qui n’est pas destiné exclusivement à l’hébergement d’un ménage ou d’une personne. Il peut par exemple s’agir de bâtiments industriels, de terrains ou de garages.

Comment voir si mon bail est enregistré ?

Le premier document que l’administration vous retourne est un accusé de réception de votre demande.

Si votre demande est acceptée, vous recevrez un rapport d'enregistrement comme deuxième document. Ce document atteste que votre bail a été enregistré.

Si votre demande d'enregistrement n'est pas recevable, il vous sera demandé de fournir des informations supplémentaires.

Quel est le prix d’enregistrement d’un bail ?

L'enregistrement d'un bail pour un bâtiment utilisé exclusivement pour l’habitation d’une famille ou d’une personne seule est gratuit.

En revanche, l'enregistrement d'un contrat de location n'est pas gratuit pour un bâtiment loué destiné à un autre usage, comme un bâtiment industriel, un terrain ou un parking. Dans cette situation, le droit d'enregistrement est de 0,2% du montant cumulé des loyers et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail, avec un minimum qui ne peut être inférieur au forfait général de 50 euros.

Bon à savoir

Exemple : si le loyer est de 900 € par mois et les charges de 100 € par mois pour un bail de trois ans, l'enregistrement du bail coûtera 72 € (36 mois x 900 + 36 mois x 100 € = un total de 36 000 €, dont 0,2% est 72 €).

Bon à savoir

Si dans un même contrat de bail, l’immeuble est loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau), l'enregistrement du contrat est payant pour tout l'immeuble. En revanche, si deux contrats de bail distincts sont établis (l'un pour la partie résidentielle et l'autre pour la partie destinée à d'autres usages), l'enregistrement du contrat de bail portant uniquement sur la partie résidentielle est gratuit.   N'oubliez pas que si vous n'enregistrez pas votre bail dans les délais, vous devrez payer une amende.

Où faire enregistrer un bail rural ?

Le bail rural (ou bail à ferme) est un contrat de location d'un ou plusieurs bâtiments que les parties ont affectés, soit au début du bail, soit pendant sa durée, principalement à l'exploitation agricole du preneur, à l'exclusion de la sylviculture.

Le bail à ferme est, avec le bail à loyer et le bail commercial, l'un des trois types de baux locatifs définis par la législation

Il doit être enregistré auprès du bureau de sécurité juridique (ancien bureau d'enregistrement) compétent pour la localisation du bien loué. Envoyez le formulaire d’enregistrement, accompagné d'une copie du document, dans une enveloppe suffisamment affranchie au centre de scanning du SPF Finances ou bien envoyez-le par voie postale.

Sinon, vous pouvez procéder à un enregistrement en ligne via l’application MyRent qui fait partie du service public.

Conseils pour remplir le formulaire d’enregistrement de bail

Procurez-vous un formulaire standard. En fonction du document à enregistrer, il existe trois versions :

  1. demande d’enregistrement d’un contrat de bail avec ou sans état des lieux ;
  2. demande d’enregistrement d’un état des lieux locatif présenté séparément ;
  3. demande d’enregistrement d’un sous-bail ou d’un avenant, d’une cession ou résiliation de bail ou de sous-bail.  

Vous pouvez ensuite apporter le formulaires d’enregistrement dans une enveloppe suffisamment affranchie au centre de scanning du Service Public Fédéral des Finances le plus près de chez vous (l’adresse se trouve sur le formulaire).  

Important :

  • Créez un formulaire unique pour chaque contrat de location.
  • Utilisez toujours un exemplaire original du formulaire plutôt qu'une copie ou une impression.
  • Joignez une copie du contrat de location. Les documents envoyés au centre de numérisation ne vous seront pas renvoyés une fois qu'ils auront été numérisés.  
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